Wichtige Update-Hinweise zur neuen Version 3.5.x

Finanztechnische Änderungen in der Verison 3.5.x

Die Betriebsprüfung ist neben der Prüfung durch die Steuerfahndung der Bereich, in dem die Finanzverwaltung am stärksten Einblick in die Sphäre des Unternehmens nimmt.

Deutschland: Nach den einschlägigen Vorschriften der Abgabenordnung ist der Unternehmer verpflichtet, der Finanzverwaltung seine elektronisch gespeicherten, steuerlich relevanten Daten im sogenannten GDPdU-Format für Zwecke der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen. In der neuen Version 3.5.x von BONitSuite haben wir ein GDPdU Export Modul eingebaut, wo alle Geschäftsvorfälle im GDPdU Format ausgegeben werden können.

Österreich: Österreich definiert das in der Bundesabgabenordung (BAO). Jedoch gibt es hier kein einheitliches Format zur Datenüberlassung an das Finanzamt. Daher muss man die entsprechende Verordnung richtig interpretieren und entsprechende Daten zur Verfügung stellen.

Auszugsweise heist es in der BAO: ... durch entsprechende Einrichtungen soll der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle leicht und sicher geführt werden können und sollen Summenbildungen nachvollziehbar sein.... Weiters wird folgendes festgelegt: ... die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden ..

Immer mehr Steuerprüfer arbeiten mit der neuen Prüfungssoftware ACL (Ö) und IDEA (D). Durch Schulungen und Weiterbildungen können die Prüfer diese Software immer besser anwenden und benutzen diese daher auch immer häufiger für Betriebsprüfungen. Das führt auch dazu, dass die Prüfer sich fast nur noch auf die importierten Daten verlassen und weniger "manuell" die gedruckten Unterlagen zur Prüfung heranziehen. Fehlen dann wichtige elektronische Daten oder sind diese aus Sicht des Prüfers nicht vollständig, dann kommt es meist zu einer Schätzung und Steuernachzahlung.

Da der Begriff "vollständiger Erfassung aller Geschäftsvorfälle" von jedem Prüfer mehr oder weniger weit ausgelegt werden kann, haben wir uns entschlossen in der neuen Version 3.5.x von BONitSuite Professionell noch mehr Protokollierungen und Indizes hinzuzufügen, um Sie vor eventuellen unberechtigten Steuernachzahlungen zu schützen.

Neue Funktionen in der Verison 3.5.x

1. Tisch splitten
   Verwendet man bei der Tischsplittfunktion den Punkt "den Rest abrechnen", so erscheint nun auch eine Auswahl für die gewünschte Zahlungsart. Je nach Benutzerberechtigung hat man die Auswahl zwischen den drei unten abgebildeten Zahlungsarten.
   
   
   
   
   
2. Außer Haus Verkauf (Deutschland)
   Der Außer Haus Verkauf für Deutschland wurde nun grundlegend erneuert und in der Anwendbarkeit ungemein verbessert. Ab der Version 3.5.x bitte einfach nur im Büromodul im Kundenmenü den Menüpunkt " 12. Außer Haus Verkauf" aufrufen und die Außer Haus Funktion aktivieren:
   
   
   
   Diese Funktion können Sie nur aktivieren, wenn Sie keine Artikel über der PLU-Nummer 5000 angelegt haben. Beim Buchen eines normalen Artikels mit der Zahlungsart "Außer Haus (7%)" wird dieser automatisch (ohne Ihr Zutun) ein zweites Mal mit dem ermäßigten Steuersatz angelegt (PLU-Nummer + 5000) und dauerhaft gespeichert. Sie werden bemerken, wie einfach das geht.
   
   
   
3. Automatisches Update durch kleinere Update-Datei ersetzt
   Ab der Version 3.5.x steht das Auto-Update-Programm nicht mehr zur Verfügung. Das bedeutet aber keinen Komfortverlust für Sie, sondern geringere Downloadzeiten. Sie können das Update jederzeit wie gewohnt aufrufen. Hier können Sie den Updatevorgang nachlesen: http://www.bonit.eu/asp/update.asp.
   
   
   
   
   
4. Problem mit BONitSetup unter VISTA und Windows 7 behoben
   Bisher konnte das BONitSetup unter Windows 7 und Windows VISTA nur gestartet werden, wenn die Benutzerkontensteuerung von Windows deaktiviert wurde. Dies ist nun nicht mehr notwendig.
   
   
5. Versionsnummern aller Module einheitlich
   Ab sofort kann der Benutzer ganz einfach herausfinden, ob alle seine BONit Module auf dem aktuellen Stand sind. Einfach BONitSetup aufrufen und Sie sehen bereits im Einstiegsfenster die Programmversionen aller Module. Die ersten beiden Ziffern sollten immer identisch sein (z.B. 3.5).
   
   
   
   
   
6. Versionscheck im Netzwerkbetrieb
   Verwendet man mehr als eine Station im Netzwerk oder einen zusätzlichen Bürorechner, dann ist es mitunter schon vorgekommen, dass man vergessen hat auf eine Station das selbe Update wie auf die anderen aufzuspielen. In der neuen Version 3.5 kann das nicht mehr passieren. Sobald das Programm im Netzwerk eine unterschiedliche Programmversion entdeckt, schlägt es Alarm. Es ist für die einwandfreie Funktion der Software sehr wichtig, dass immer ALLE Stationen (inkl. Bürorechner) die selbe Softwareversion installiert haben.
   
   
   
   
   
7. Bondruck Logfile, Manager Logfile und Storno Logfile durch Änderungsprotokoll ersetzt
   Bisher wurden alle Küchen- und Schankbelege in der Datei "journal.txt" mitgelogt. Das aber nur dann, wenn der Bondruck aktiviert war. Andernfalls wurde diese Datei gar nicht geschrieben. Im Büromodul gab es einen Menüpunkt, wo man sich dieses Logfile ansehen, ausdrucken oder auch löschen kann. Genau so verhielt es sich mit dem Stornologfile. Die Datei manager.log wurde unsichtbar im Hintergrund geführt und hat einige Bentzeraktionen mitprotokolliert.
   
   Diese drei Protokolldateien verlieren mit der neuen Version 3.5 deren Berechtigung und werden nicht mehr geführt. Stattdessen gibt es eine eigene Datenbank - die sogenannte "Änderungsprotokoll-Datenbank".
   
   In dieser Datenbank werden alle Geschäftsfälle unlöschbar und chronologisch gespeichert.
   
   Geschäftsfälle sind u.A.:
   * Bondruck (Schank- und Thekenbeleg mit positiver Stückzahl - auch wenn der Bondruck deaktiviert ist)
   * Storno (Schank- und Thekenbeleg mit negativer Stückzahl - auch wenn der Bondruck deaktiviert ist)
   * Infobelegdruck
   * Rechnungsabschluss
   * Stammdatenänderung (Preis, Artikelbezeichnung, Steuer)
   * Benutzerdatenänderung (Name, Berechtigung, Zugangscodes)
   * Abschlüsse (Tagesabschluss, Bedienerabrechnung ...)
   * Sonstige Ereignisse
   
   Dieses sogenannte Änderungsprotokoll wird genau so wie die Buchungsdatenbank in einer verschlüsselten, nicht manipulierbaren Datenbank gespeichert und enthält alle Geschäftsvorfälle die Kasse betreffend.
   Dies entspricht der Bestimmung: ..vollständige, richtige und unveränderbare Erfassung aller Geschäftsvorfälle..
   
   Natürlich kann man das Änderungsprotokoll jederzeit einsehen und auch exportieren. Dazu gibt es im Büromodul im Menü "Bewegungsdaten" den Punkt "Journal, Storni, Änderungsprotokoll mit Exportfunktion".
   
   
   
   Hier kann man mittels Filter entweder alles oder bestimmte Vorgänge anzeigen und optional auch exportieren. Zum Export der Daten zuerst den Anzeigezeitraum um die Anzeigekategorie definieren. Danach über den Menüpunkt "Datenexport" Die angezeigten Daten in eine CSV-Datei exportieren.
   
   Mögliche Anzeigezeiträume:
   * Kompletter Datenbestand
   * 1 Jahr
   * 1 Monat
   * 1 Tag
   
   Mögliche Anzeigekategorien:
   * Alles
   * Nur Infoeinträge
   * Berichte, Abschlüsse
   * Stammdatenänderungen
   * Rechnungsabschlüsse
   * Bondruck
   * Storno
   
   
   
8. "ohne Rechnungsdruck"
   Alle bisherigen Bezeichnungen wie "ohne Rechnung" und "ohne Belegdruck" werden ab sofort einheitlich in allen Modulen als "ohne Rechnungsdruck" angezeigt. Die Bezeichnungen haben viele Kunden irritiert. Egal ob mit oder ohne Rechnungsdruck - es wird für jeden Beleg eine Rechnungsnummer erstellt und alle Vorgänge intern gespeichert.
   
   
9. 1000 Bonierungen in der Journalanzeige in "Offene Tische"
   Die Taste "Journal" unter "Offene Tische" im Gastro Modul zeigt nun nicht nur die 37 letzen Bonierungen, sondern bis zu 1000 Bonierungen (mit Scrollbalken). Alles was darüber hinaus geht kann über das Änderungsprotokoll (wie in Punkt 7 beschrieben) abgerufen werden.
   
   
10. Datenträgerbereitstellung für das Finanzamt
    Im Falle einer Betriebsprüfung möchte das Finanzamt womöglich Daten von Ihrer Kasse. Diese können Sie mit dem neuen Exportmodul entsprechend der Vorgaben der GDPdU (Deutschland) und BAO (Österreich) aufbereiten und Exportieren. Den Menüpunkt "Datenträgerbereitstellung nach GDPdU .." finden Sie im Büromodul unter dem Menü "Bewegungsdaten":
    
    
    
    Wählen Sie einfach den Exportzeitraum, geben Ihre Firmendaten ein und klicken auf Datenträgerbereitstellung. Sie werden anschließend aufgefordert einen Zielort für den Export anzugeben. Danach werden alle Daten in CSV-Dateien exportiert. Möchten Sie auch dass Ihre Artikeldaten exportiert werden, dann aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Exportfenster.
    
    Der Datenexport enthält folgende Dateien für IDEA 2002:
    * Aenderungsprotokoll.csv (Änderungsprotokoll )
    * Artikelexport.csv (Artikeldaten optional)
    * buchungen.csv (Alle Buchungszeilen)
    * readme.txt
    * index.xml (Exportinformationen für IDEA 2002 gemäß GDPdU)
    * gdpdu-01-08-2002.dtd (XML-Definition für index.xml)
    
    Die exportierten Daten bitte auf CD- oder USB-Stick dem Finanzprüfer übergeben.
    
    Für Österreich sind die Dateien index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd zwar nicht erforderlich, es schadet aber nicht, wenn Sie diese ebenfalls an den österreichischen Prüfer übermitteln.

Updateanleitung

1. Beachten Sie folgende Punkte
   
   * Wählen Sie einen Updatezeitpunkt an dem Sie ggf. den Support erreichen können (Mo-Fr 9:30-18:00)
   * Der Tagesabschluss muss durchgeführt worden sein (kein Update im laufenden Geschäft)
   * Es müssen alle Tische abgeschlossen sein
   * Es darf auf keinem Rechner im Netzwerk ein BONit Modul aktiv sein
   * Machen Sie unbedingt eine Datensicherung vor dem Update (sichern Sie den kompletten BONitSuite Ordner)
   
   
2. Laden Sie die Update-Datei herunter
   Den Link finden Sie ganz unten auf dieser Seite.
   
   
3. Führen Sie das Update aus
   Starten Sie die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick und folgen Sie den Programmanweisungen. Ggf. müssen Sie den Installationspfad ändern, falls Sie Ihr BONitSuite in einem anderen als dem Standard-Ordner installiert haben.
   Führen Sie das Update auf allen angeschlossenen Stationen (Kassen und Bürorechner) aus. Während des Updates müssen alle BONit Module geschlossen sein, da diese sonst nicht durch die neuen Versionen ersetzt werden können.
   
   
4. Initialstart BONitGastro
   Starten Sie nun als erstes nur das Buchungsmodul "BONit Gastro" und beenden dies dann wieder. Hiermit werden alle Änderungen in der Datenbank vorgenommen, die zum korrekten Betrieb der neuen Version notwendig sind.
   
   
5. Überprüfen der Programmversionen
   Starten Sie nun zur Kontrolle das BONit Setup und prüfen Sie, ob alle Programmversionen die Versionsnummer 3.5.0.x tragen. Ist das nicht der Fall, dann wiederholen Sie den Punkt 3 und gehen wirklich sicher, das das entsprechende Modul nicht durch eine Station verwendet wird.
   Vergessen Sie nicht auch alle anderen Stationen (weitere Kassen oder Büroplatz) entsprechend zu aktualisieren.

Mögliche Probleme beim Update

Updates von einer Version kleiner als 2.0 könnten u. U. Probleme bereiten. Sollten Sie nach dem Update eine Fehlermeldung wie z.B. "Active-X Komonente konnte nicht registriert werden" (oder ähnliches) erhalten, dann kopieren Sie den Inhalt des zuvor gesicherten BONitSuite Ordner wieder zurück um mit der "alten" Version weiterarbeiten zu können. Es bleibt dann nichts anderes übrig, als eine Datensicherung über das Büromodul zu machen, die BONitSuite Software nach Anleitung zu deinstallieren und danach die aktuelle Version 3.5 von www.bonit.at/download/setup.exe zu installieren. Danach die Datensicherung wieder zurückspielen.

Sollten beim Update Probleme auftreten, dann kontaktieren Sie uns bitte unter info@bonit.at oder 0043 2622 33144.
Wir stehen von Mo-Fr von 9:30 bis 18:00 gerne für Ihren Support zur Verfügung.

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