5.29. Email-Rechnung, elektronische Rechnung / Email mit Tagesbericht und periodischem Bericht an den Chef
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Mit der BONit FlexX Emailfunktion können Sie
a) Rechnungen automatisch per Email versenden (elektronische Rechnung)
b) Tagesberichte mit oder ohne CSV-Daten und Periodenberichte automatisiert per Email in die Zentrale schicken lassen (Mini-Filialtool/Cheftool).
Zuerst müssen die Parameter für den Email-Account eingestellt werden. Ein installierter Email-Client ist auf der Kasse ist nicht notwendig.
Wird das Häkchen bei "+ CSV" gesetzt, dann werden die Tagesabschlussdaten auch zusätzlich per CSV-Datei übermittelt.
Mit "Email Test" können Sie ganz einfach überprüfen, ob Ihre Email-Parameter korrekt eingestellt sind. Möchten Sie Rechnungen oder Berichte zusätzlich an eine andere Email-Adresse geschickt haben, dann tragen Sie zusätzlich zum Feld "Empfänger Berichte" auch noch CC und BCC Empfänger ein.
Rechnungen per Email versenden (elektronische Rechnungen):
Nachdem Sie wie oben beschrieben die Email-Parameter eingegeben haben, brauchen Sie nur noch eine (oder mehrere) neue Zahlarten zu definieren. Dies tun Sie genau so wie bei allen anderen Zahlarten. Mit dem Unterschied, dass Sie bei "Drucker" den Eintrag "Email-Versand" auswählen. Es ist egal ob Sie eine bare oder unbare Zahlart und welches Druckformular Sie verwenden. Jede Rechnung kann per Email verschickt werden.
Nachdem Sie die neu erstelle Zahlart auf eine Touchtaste gelegt haben, können Sie bereits bonieren und diese verwenden. Es erscheint nun die Abfrage der Empfänger-Email Adresse für diese Rechnung. Haben Sie vorab für diese Buchung bereits einen Kunden aus der Kundenkartei ausgewählt, bei dem eine Email-Adresse hinterlegt ist, dann wird diese automatisch vorausgefüllt.
Der Kunde erhält nun die Rechnung statt ausgedruckt per PDF an seine Email-Adresse und zusätzlich wird diese auch an die "CC Empfänger Berichte" und "BCC Empfänger Berichte" gesendet (falls diese befüllt wurden):
Sollte der Emailversand fehlschlagen, so wird die Rechnung mit dem in der Zahlart gewählten Rechnungsformular auf dem Standard-Systemdrucker ausgedruckt.
Berichte (Tagesabschluss, Periodenbericht automatisch per Email versenden (Chefnachricht)
Wurde im Email-Setup die Option "automatischer Emailversand bei Berichten" aktiviert, dann wird bei jedem Tagesbericht und Periodenbericht vor dem Druck eine Email gesendet. Somit haben Sie als Chef oder Ihre Buchhaltung den Bericht unverzüglich per Email verfügbar. Ideal wenn man mehrere Filialen hat oder bei der Berichtserstellung nicht selbst vor Ort ist.
CSV-Datenexport für Buchhaltung
Wurde die Option "+ CSV" aktiviert, dann wird beim Tagesabschluss zusätzlich zur PDF-Datei auch noch eine CSV-Datei mit den Daten zum Import in eine Buchhaltungssoftware mitgeliefert.
Hier die Formattierung dieser CSV-Datei:
1) Kassenkennung (Finanz-Kassen-ID)
2) Durchführungsdatum
3) Erste Buchung des Tages
4) letzte Buchung des Tages oder Tagesende
5) Tagesabschlussnummer (fortlaufend)
6) Tagessumme Brutto
7) Tagessumme Netto
8) Tagessumme Bar
9) Tagessumme Unbar
10-13) Nettosummen der einzelnen Steuersätze
14-17) Steuersummen der einzelnen Steuersätze
18-21) Bruttosummen der einzelnen Steuersätze
Die Tagesabschlüsse als PDF und die dazugehörenden CSV-Dateien werden im Ordner BONitFlexX/PDF abgelegt. Möchten Sie für ältere Tagesabschlüsse eine CSV-Datei nachgenerieren lassen, dann brauchen Sie die entsprechenden Tagesabschlüsse nur über die Nachdruckfunktion aufrufen (anzeigen genügt - diese müssen nicht nochmals ausgedruckt werden)
Hier finden Sie die funktionierende Beispielkonfiguration mit SSL/TLS1.2 für z.B. IONOS:
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