5.1. Tages- und Monatsberichte, Kurtaxenberichte, Tourismusberichte, Statistiken, Housekeepinglisten
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Das Berichtswesen ist nach dem Belegungsplan das wichtigste Instrument für die tägliche Arbeit im Hotel. Hier werden neben den Finanz- und Housekeepingberichten auch die Tourismusberichte und die Tages- und Monatsberichte erstellt.
Die Funktionen
Generell funktioniert das Berichtswesen so, dass Sie die gewünschten Berichte markieren und danach erstellen lassen. Markieren Sie also zuerst die von Ihnen benötigen berichte in einem Karteireiter und klicken anschließend auf "erstellen". Die Berichte werden im Vorschaufenster rechts angezeigt. Sie können nun den Bericht drucken oder per Email versenden oder auch nur mit dem Adobe Acrobat Reader anzeigen (benutzen Sie die entsprechenden Schaltflächen).
Tages- und Monatsberichte (Tagesabschluss/Monatsabschluss)
Aus unseren Erfahrungen mit unserer Gastronomiesoftware BONitSuite wissen wir, dass nicht jeder Gastronom und Hotelier immer Zeit hat seine Tagesabschlüsse und Monatsabschlüsse zeitgerecht nach Ende des Tages oder Monats durchzuführen.
Aus diesem Grund haben wir in BONit Hotel eine andere Lösung gefunden.
Sie können für jeden Tag zu einem beliebigen Zeitpunkt die Tages- oder Monatsberichte nachdrucken. Es ist also nicht mehr notwendig am Tagesende den Tagesbericht zu drucken. Das können Sie auch einmal in der Woche oder einmal im Monat für jeden Tag erneut machen.
Da jeder Unternehmer für seine Tagesberichte andere Daten benötigt, können Sie ein "Makro" dafür erstellen. Gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie in den ersten drei Berichtsreitern "Housekeeping", "Finanzberichte I" und "Finanzberichte II" die von Ihnen für den Tagesbericht benötigten einzelnen Berichte. Anschließend klicken Sie auf die kleine Taste mit dem Rufzeichen ("!") ganz unten. Nun haben Sie die markierten Berichte als "Tagesberichte" gespeichert.
Nun brauchen Sie nur noch auf den Button "Tages Berichte drucken" klicken und schon werden alle von Ihnen gespeicherten Berichte zu diesem Tag gedruckt. Somit müssen Sie oder Ihre berechtigten Mitarbeiter nicht vor jedem Tagesabschluss die einzelnen Berichte anhaken.
Um einen Monatsabschluss(Bericht) durchzuführen, betätigen Sie einfach die Taste "Berichtsmodus umschalten". Die Taste "Tages Berichte drucken" ändert sich in "Monats Berichte drucken". Nun werden alle Berichte nicht für den ausgewählten Tag, sondern für den ausgewählten Monat gedruckt bzw. angezeigt.
Houskeeping
- Anreisen, Abreisen, Bleiber (alle Gäste im Haus), NoShows (nicht angereiste Gäste)
- Restaurantserviceliste (damit das Restaurant weiß, wie viele Frühstück, Mittagessen und Abendessen benötigt werden)
- Reinigungslisten (alle Zimmer mit Reinigungsstatus)
- Geburtstagsliste (alle Kunden im Haus, welche in den vergangenen und nächsten Tagen Geburtstag oder Jahrestag haben)
Finanzberichte I
- Alle Zahlungseingänge (für die Barbewegungsverordnung AT)
- Mitarbeiterumsätze
- Umsatzbericht (Umsätze nach Sparten wie F&B, Nächtigungen, Rezeptionsverkauf, Restaurantrechnungen ...)
- Einfache Rechnungsaufstellung (Alle Rechnungen werden aufgelistet)
- Stornoübersicht (alle stornierten bzw. gelöschten Buchungen)
- Neue oder geänderte Buchungen (alle neu angelegten oder geänderten Buchungen)
Finanzberichte II
- Kurtaxen Abrechnung
- Offene Buchungen vom Kassensystem (Buchungen die vom Kassensystem übernommen wurden, jedoch noch nicht im Hotelprogramm verrechnet wurden, da der Kunde noch nicht bezahlt hat - weil er z.B. noch im Haus ist)
- Restaurantumsätze (Alle bereits verrechneten Restaurantumsätze - also das Gegenstück zur vorigen Funktion)
Statistiken
- Gebuchte Umsätze pro Monat (stellt das aktuell gewählte Jahr mit dem Vorjahr gegenüber - Monatssummen)
- Gebuchte Umsätze pro Tag (stellt das aktuell gewählte Jahr mit dem Vorjahr gegenüber - Tagessummen)
- Hotelauslastung pro Monat/Jahr in Prozent
Die Statistiken können auch gedruckt werden. Auf den Ausdrucken finden Sie noch weitere Informationen wie z.B. MTD und YTD.
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Tourismusstatistik (Österreich)
Hier können Sie links Ihre Daten eingeben (werden nach der ersten Eingabe gespeichert und müssen daher nur einmal eingegeben werden). Wie der Tourismusbericht aussieht können Sie im nächsten Screenshot sehen. Wichtig für diese Funktion ist, dass Sie bei der Anlage der Gästeadressen auch das zugehörige Feld "Tourismusstatistik" mit der richtigen Länderkennzeichnung befüllen.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie in den Grundeinstellungen "Österreich" eingestellt haben.
Tourismusstatistik (Deutschland)
Hier können Sie links Ihre Daten eingeben (werden nach der ersten Eingabe gespeichert und müssen daher nur einmal eingegeben werden). Wichtig für diese Funktion ist, dass Sie bei der Anlage der Gästeadressen auch das zugehörige Feld "Tourismusstatistik" mit der richtigen Länderkennzeichnung befüllen.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie in den Grundeinstellungen "Deutschland" eingestellt haben.
Tourismusstatistik (Schweiz)
Hier können Sie links Ihre Daten eingeben (werden nach der ersten Eingabe gespeichert und müssen daher nur einmal eingegeben werden). Wichtig für diese Funktion ist, dass Sie bei der Anlage der Gästeadressen auch das zugehörige Feld "Tourismusstatistik" mit der richtigen Länderkennzeichnung befüllen.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie in den Grundeinstellungen "Schweiz" eingestellt haben.
Am besten probieren Sie alle Berichte einmal selber aus um zu sehen ob die Daten für Sie interessant oder wichtig sind. Keiner der Berichte ändert etwas am Datenbestand. Sie können die Berichte daher beliebig oft erstellen.
Zusätzliche Anmerkungen:
Obwohl dies finanztechnisch eigentlich klar ist, möchten wir dies aus gegebenen Anlass hier nochmals erläutern. Im Finanzbericht können täglich und monatlich die Summen von "Zahlungseingang" und "Umsatz" abweichen. Das ist in der Hotelerie völlig normal. Warum? Der Umsatz wird generiert, wenn ich die Rechnung abschließe. In anderen Branchen ist es zwar gängig, dass die Zahlung beim Rechnungsabschluss geleistet wird (oder danach), aber in der Hotelerie ist es gang und gebe dass bei der Buchung oder schon während des Aufenthaltes Anzahlungen geleistet werden.
Dazu ein Beispiel:
Buchungspreis: 100 Euro
Anzahlung im April: 50 Euro
Restzahlung im Mai 50,00
Rechnungslegung im Mai
Gehen wir davon aus, dass sonst im April und Mai keine anderen Zahlungen getätigt und Rechnungen geschrieben werden, dann würde die Monatsauswertung für beide Monate folgendes ergeben:
Umsatz April: 0,00
Zahlungseingang April: 50,00
Umsatz Mai 100,00
Zahlungseingang Mai: 50,00
Es gibt natürlich auch die Zahlungsart "Auf Rechnung", wenn der Kunde erst später bezahlt. Dies hat aber keinen Einfluß auf den Wert "Zahlungseingang", da auch die Zahlungsart "Auf Rechnung" unter den Zahlungseingängen gelistet ist.
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