10.8. Wie verbuche ich Eigenverbrauch, Personalverbrauch oder Einladungen richtig
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Erklärung:
Egal ob Eigenverbrauch, Personalverbrauch oder Einladungen - der Vorgang ist der selbe. Man legt sich jeweils eine Zahlart an die mit 100% rabattiert ist und bucht die entsprechenden Artikel mit dieser Zahlart. Die Artikel werden mit Nullpreis verkauft. Das bedeutet diese Zahlart beeinflusst nicht den Umsatz, die Artikel werden jedoch als "verbraucht" gespeichert. Damit diese bei einer eventuellen Finanzprüfung nicht "einfach nur fehlen".
Zahlart(en) anlegen:
Zuerst legt man im Backoffice unter Zahlungsarten eine oder mehrere Zahlarten an. In unserem Beispielscreenshot haben wir drei verschieden Zahlarten angelegt welche jeweils für Personalverbrauch, Eigenverbrauch und Einladungen verwendet werden kann. In der Grundinstallation ist auch eine universelle Zahlart davon angelegt (im Screenshot die erste).
Wichtig ist, dass die Zahlart mit 100% rabattiert ist. Sie können bei der Berechtigung für die Zahlart auch festlegen wer diese Zahlart benutzen darf.
Die neu erstellten Zahlungsarten einfach auf die gewünschten Touchtasten legen:
Personalverbrauch buchen und abrechnen:
Jeder Ihrer Mitarbeiter sollte seine konsumierten Speisen und Getränke auf einen eigenen Tisch bonieren. Genau so als würde man Artikel für den Kunden buchen. Jedoch wird der Tisch nicht abgerechnet. Am Ende des Tages (oder Woche oder anderer Zeitraum) meldet sich ein Manager an diesen Tisch an und rechnet diesen Tisch mit der Zahlart "Personalverbrauch" ab. Man könnte zwar auch dem Benutzer die Rechte dazu erteilen, jedoch stellt das für den Unternehmer immer ein Sicherheitsrisiko dar.
Eigenverbrauch buchen und abrechnen:
Dies läuft identisch ab wie Personalverbrauch buchen. In der Regel hat der Unternehmer immer alle Rechte und kann die Buchung auch immer gleich sofort mit "Eigenverbrauch" abrechnen. Oder wahlweise auch einmal täglich, wöchentlich etc..
Einladungen buchen und abrechnen (Kunden werden eingeladen):
Man weis vor dem Buchen des Produktes, dass der Kunde darauf eingeladen wird: Der Mitarbeiter bucht den/die Artikel einfach gleich auf einen vordefinierten Tisch wo immer alle Einladungen drauf gebucht werden. Die Abrechnung dieses Tisches geschieht wie bei Personalverbrauch oder Eigenverbrauch - man wählt hier aber dann die Zahlart "Einladung".
Das Produkt wurde bereits auf den Tisch gebucht und soll nachträglich auf Einladung gehen: Der Mitarbeiter splittet das Produkt einfach und wählt die Abrechnungsart "Einladung". Hat er dazu keine Berechtigung, dann splittet der Mitarbeiter das Produkt einfach auf einen anderen Tisch (meist ein vordefinierter Einladungstisch) und dieser wird dann durch einen Berechtigten auf die Zahlart "Einladung" abgerechnet.
Wurde Revierzwang eingestellt, dann benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen Zieltisch für Einladungs-Splitt, da sonst der eine Mitarbeiter nicht auf den bereits von einem anderen Mitarbeiter bebuchten Tisch zugreifen kann.
Keines dieser Abrechnungsarten beeinflusst in irgendwelcher Weise den Tagesumsatz oder die Mitarbeiterumsätze. Die mit Nullpreis gebuchten Artikel sind aber im Tagesbericht aufgelistet.
Auswertungen:
Für die Buchhaltung ist es sicher auch erforderlich zu wissen wie viel an Personalverbrauch, Eigenverbrauch oder Einladungen in einem Zeitabschnitt gebucht wurden. Eine einfache Umsatzauswertung würde hier nichts bringen, da immer der Umsatz 0,00 rauskäme. Daher gibt es speziell für diese Buchungsarten einen eigenen Zahlartbericht im Backoffice. In diesem Zahlartbericht findet man Werte wie "Sollpreise" oder "Einkaufspreise".
Anmerkung: Wurde die Option "Null-Preise auf Rechnung nicht andrucken" in den Systemparametern aktiviert, dann werden auf diesen Rechnungen keine Artikel angedruckt (intern werden diese aber trotzdem gebucht und gespeichert).
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