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4.3. eine neue Reservierung erstellen
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Hier werden wir Ihnen Schritt für Schritt die Erstellung einer Buchung/Reservierung erklären. Anhand unseres Beispiels sind Sie in der Lage selbst Reservierungen und Buchungen zu erstellen. Wir haben im Beispiel absichtlich so viele Elemente wie möglich verwendet, um Ihnen so viele Funktionen wie nur möglich beschreiben zu können.

Wir verwenden für unsere Übung folgende Buchungsvorgaben:
- 4 Übernachtungen im Doppelzimmer Nr. 102
- 2 Erwachsene
- 1 Kind (Pauschale 60,00 für 4 Nächte)
- Thermeneintritt 3 Tage für 2 Erwachsene
- Halbpension
- Buchung kam über eine Online Buchungsplattform (z.B. HRS)
- Kunden erhalten einen Sonderpreis

Chronologischer Ablauf unserer Übung:
- Kunde stellt Anfrage
- Kunde erhält ein Angebot per Email/Post
- Kunde reserviert verbindlich und bezahlt eine Anzahlung
- Kunde erhält eine Auftragsbestätigung per Email/Post
- Checkin
- Zusatzverkauf (Minibar, Rezeption ...)
- Restaurantkonsumation wir auf Zimmer gebucht
- Checkout mit Bezahlung

Um die Anfrage/Reservierung/Buchung zu erstellen, klicken Sie am Belegungsplan in der Zeile des gewünschten Zimmers mit der Maus auf einen freien Bereich. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Buchung bis an den Tag an dem der Kunde wieder abreisen möchte. Reist der Gast zum Beispiel am 7. an und am 11. ab, dann klicken Sie in die Spalte des 7. und fahren mit der Maus bis in die Spalte des 11.

Nun lassen Sie die Maustaste los und sofort gelangen Sie in das Reservierungsmodul:

Bonit Hotel Reservierung

Die Daten für An- und Abreise und die Zimmernummer werden automatisch ausgefüllt. Ebenso wird der Zimmerpreis aus der Kategorieneinstellung berechnet.

Als erstes wählen Sie die Anzahl an Erwachsene und dann die Anzahl der Kinder aus. Sobald Sie bei "Kinder" die Anzahl der Kinder gewählt haben, springt der Cursor auf das Feld für den Kinderpreis. In BONit Hotel werden Kinderpreise immer pauschal als individuelle Gesamtpreise eingegeben. Wir haben für das Kind für alle 4 Übernachtungen einen Preis von 60,00 definiert. Den tragen wir in das Feld für den Kinderpreis ein.

Sollten Sie ein Zimmer, bei dem als maximale Bettenanzahl z.B. 2 eingegeben wurde (Grundeinstellungen), dann werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie das Zimmer möglicherweise mit zu vielen Personen belegen.

Die Option "es wird keine Kurtaxe berechnet" ist verfügbar, wenn bei der Kurtaxen-Einstellung (Grundeinstellungen) eine Kurtaxe konfiguriert ist. Wird diese Option hier aktiviert, dann wird für die aktuelle Buchung keine Kurtaxe berechnet. Kurtaxenbefreit sind zum Beispiel Arbeiter oder behinderte Menschen.

Unter Zimmernummer / Zimmername können Sie jederzeit ein anderes Zimmer auswählen. Die Buchung wird auf dem Belegungsplan automatisch in der neu gewählten Zimmerzeile angezeigt. Sie können hier auch nur Zimmer auswählen, die noch in der angegebenen Zeitspanne frei sind. Ebenso können Sie bei Anreise und Abreise das Datum der Anreise oder Abreise jederzeit auch innerhalb der Buchung ändern. Auch hier wird geprüft ob im angegebenen Zeitraum auch noch was frei ist.

Unter Verpflegungsart wählen Sie für unser Beispiel "Halbpension". Die Verpflegung wird pro Erwachsenen und pro Tag berechnet. Die Verpflegungskosten für das Kind müssen im Kinderpauschalpreis enthalten sein.

Erfassung MarketingcodeMit einem Klick in das Datenfeld 'Marketing Codes' öffnet sich ein Popup Fenster mit den in den Grundeinstellungen (Karteikarte Codes / Reset) eingetragenen Marketingcodes.

Markieren Sie die gewünschten Codes im Kontrollkästchen und klicken Sie zum Schließen des Fensters auf die Taste 'Popup Fenster schließen'. Sie können die Marketingcodes, ohne Auswahl im Popup Fenster, auch direkt in das Datenfeld eintragen. In unserem Beispiel verwenden wir den Code "HRS"

Die Marketing-Codes sind dafür gedacht, dass Sie auch später noch wissen von wo zum Beispiel eine Buchung kommt (Werbung, Online Buchung, Walkin etc.). Die Verwendung der Marketing Codes ist nicht zwingend notwendig, jedoch in den meisten Hotels der Mittel und Oberklasse Standard.

Markieren Sie die Option Zimmer Fix um festzulegen, dass dieses Zimmer nicht verschoben werden darf. Zum Beispiel weil der Gast unbedingt dieses Zimmer haben möchte und nicht ein anderes derselben Kategorie. Ist diese Option markiert, so wird die Buchung am Belegungsplan mit einem Rufzeichen versehen:

Oft verwendete Zusatzleistungen können Sie sofort bei der Reservierung zuzufügen. Markieren Sie die gewünschten Zusatzleistungen im Kontrollkästchen und geben die entsprechende Anzahl im Datenfeld 'Menge' ein. Unter 'Preis' haben Sie die Möglichkeit einen anderen Preis als durch die Grundeinstellung vorgegeben einzugeben. Anschließend speichern sie die Eingabe mit 'Speichern'. Danach können Sie gegebenenfalls die nächste Zusatzleistung buchen. Sie können Zusatzleistungen aber auch wie normale Artikel buchen (siehe weiter unten).

In dieser Auflistung Tageweise Zimmerpreise sehen Sie den täglich aktuellen Zimmerpreis so wie sie in den Kategorien-Grundeinstellungen festgelegt sind. Diese Preise werden zur automatischen Kalkulation des Zimmerpreises herangezogen. So ist es z.B. bei Saisonübergängen möglich, dass das Zimmer in den ersten beiden Nächten € 66,00 kosten und in den anderen beiden Nächten € 99,00.

Unter Gesamtpreis sehen Sie den Gesamtpreis der von Ihnen eingegebenen Buchung. In unserem Beispiel sind das € 575,00. Wir möchten unseren Gästen einen Sonderpreis für diese 4 Nächte machen und tragen daher den vereinbarten Sonderpreis zwei Zeilen darüber bei "Sonderpreis" ein. Damit auch nachvollzogen werden kann, wer den Sonderpreis genehmigt hat, kann rechts daneben eine Information eingegeben werden.

Jetzt müssen wir natürlich auch den Gast aus der Gästekartei auswählen. Dazu klicken Sie einfach rechts oben auf "Gast auswählen". Nun öffnet sich die Gästekartei, wo Sie den Gast auswählen können Sie können hier mit Hilfe von Suchbegriffen arbeiten. Wenn Sie den Gasteintrag in der Gästekartei markiert haben, können Sie links unten in der Gästekartei die Adresse als Gastadresse oder als Rechnungsadresse übernehmen. Wählen Sie keine Rechnungsadresse, so ist Gastadresse gleich Rechnungsadresse.



Wenn Sie in der Gästekartei auf einen Adresseintrag doppelklicken, dann wird der Eintrag automatisch als Gastadresse übernommen. Die Gastadresse und Rechnungsadresse kann jederzeit auch nachträglich geändert werden.

Im Reservierungsmodul unter "Zusatzinformationen" können Sie beliebige Informationen eintragen. Wenn Sie in der Gästekartei eine Adresse auswählen, bei der in den Feldern "Vorlieben ..." und "Zuletzt genutzt ..." etwas steht, dann wird diese Information automatisch in dieses Feld "Zusatzinformationen" übernommen.

Nun definieren wir nur noch den Status dieser Reservierung. Da in unserem Beispiel zuerst nur ein Angebot gestellt werden soll, wählen wir bei Buchungsart "angefragt" (Sie können auch auf das gelbe Feld klicken).

Nun möchten wir dem Kunden das Angebot per Email oder Post senden. Dazu klicken Sie auf "Angebot / Rechnung" und Sie gelangen in das Rechnungsformular:



Hier wählen Sie bei "Formularvorlage" Angebot aus. Nun wird das neue Formular für Angebote geladen und das Angebot anhand Ihrer Eingaben generiert. Sie können das Angebot nun drucken, per Email senden oder mit Adobe Acrobat Reader anzeigen lassen. Wenn Sie auf "Email senden" klicken dann wird je nach Einstellung in den Grundeinstellungen für Email entweder Outlook gestartet und das Dokument angehängt oder die Email mit dem internen Email-Clienten versendet.

Nun klicken Sie auf "Speichern" um die Buchung endgültig zu speichern oder auf "Reservierung bearbeiten" um Änderungen in der Reservierung zu tätigen.

Der Kunde reserviert nun verbindlich und wir geben eine Anzahlung ein

Rufen Sie die Buchung/Anfrage über den Belegungsplan mit einem Klick auf den Balken auf. Nun wählen Sie unten bei Buchungsart entweder reserviert oder bestätigt (je nach Bedarf und firmeninternen Regeln).
Tipp: Diese Buchungsart-Änderung können Sie übrigens auch schneller über den Belegungsplan machen. Klicken Sie die Buchung dazu einfach mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü die gewünschte Buchungsart.

Klicken Sie nun auf "Rechnung / Angebot" um wieder in das Rechnungsformular zu gelangen. Der Kunde hat Ihnen bereits eine Anzahlung bezahlt (in unserem Beispiel 200,00 mit Visa). Nun klicken Sie auf "Zahlung eingeben". Es öffnet sich der Zahlungsdialog:



Geben Sie links oben den Betrag ein, den der Kunde angezahlt hat. Optional können sie bei "Anmerkung zur Zahlung" auch noch den Zahlungsgrund auswählen oder selbst eingeben. Klicken Sie nun auf "VISA", da unser Kunde die 200,00 Anzahlung mit Visa bezahlt hat. Sie können pro Buchung beliebig viele Zahlungen eingeben - in beliebigen Zahlungsarten.
Sollten Sie eine Zahlung versehentlich eingegeben haben, so markieren Sie einfach den entsprechenden Eintrag und klicken auf die Taste "Zahlung stornieren". Diese Taste ist nur für Manager-Berechtigte verfügbar!!

Wählen Sie nun "Zahlungsdialog verlassen" um in das Rechnungsformular zurückzukehren. Wählen Sie nun unter "Formularvorlage" Auftragsbestätigung aus. Nun gehen Sie genau so vor wie beim Verschicken des Angebots.


Checkin
Der Gast checkt nun ein. Am einfachsten geht das über den Belegungsplan. Klicken Sie mit der rechten Taste direkt auf die Buchung im Belegungsplan und wählen Sie "Checkin".
Nun wird das Zimmer automatisch eingecheckt.

Ist die Option "Checkin Popup unterdrücken" nicht aktiviert, dann erscheint ein Popup-Fenster mit den wichtigsten Reservierungsdaten. Dieses kann auch ausgeblendet werden - dann kann es nur noch über die Grundeinstellungen > System > Checkin Poup unterdrücken wieder aktiviert werden.

Dieses Popup ist praktisch, wenn bei der Anreise wichtige Informationen für den Kunden oder für den Rezeptionisten vorhanden sind.

Das Checkin können Sie natürlich auch anders machen. Sie könnten auch im Popup-Menü auf das entsprechende Farbfeld klicken (rot für Reservierung). Oder Sie können die Buchung aufrufen und dort die Buchungsart manuell ändern. Jeder kann es so machen wie er es für seinen Betriebsablauf am besten gebrauchen kann.


Restaurantbuchungen "Auf Zimmer"
Wird eine Restaurantrechnung aufs Zimmer gebucht, dann sieht das ganze so aus:



Sie sehen alle Artikel, welche vom Restaurant auf das Zimmer gebucht wurden. Sie Sehen bei jedem Artikel die entsprechende Rechnungsnummer der Restaurantrechnung.
Nähere Informationen über die Restaurantschnittstelle finden Sie hier: Kassenverbund

Zusatzverkauf
Der Eintrag "Memphis" ist ohne Rechnungsnummer. Das kommt daher, dass dieser Artikel nicht über das Restaurant gebucht wurde, sondern als Zusatzverkauf direkt im Hotelprogramm eingegeben wurde.
Sie können beliebige Positionen als Zusatzverkauf eingeben. Dazu benutzen Sie die Funktion "Zusatz- und Artikelverkauf". Eine nähere Beschreibung dieser Funktion finden Sie auch im Kapitel Rezeptionsverkauf.

Checkout und Bezahlung
Wenn der Kunde auscheckt, dann wählen Sie im Belegungsplan-Kontextmenü der entsprechenden Buchung einfach "Checkout". Sie werden nun gefragt, ob Sie auch die Rechnung abschließen möchten. Sie müssen bei einem Checkout auch nicht unbedingt die Rechnung legen. Dies kann auch später erfolgen. Die Rechnungslegung läuft analog zur Angebotsstellung und Auftragsbestätigung - mit dem Unterschied, dass Sie bei der Formularvorlage "Rechnung" auswählen.

Sie sehen am Belegungsplan direkt ob eine ausgecheckte Buchung bereits bezahlt ist oder nicht. Ist die Beschriftung durchgestrichen, dann wurde bereits eine endgültige Rechnung gestellt.

Eine endgültige Rechnung kann erst gestellt werden, wenn die Buchung auch ausgecheckt wurde. Vorher ist nur eine Proforma-Rechnung möglich (wenn eine Firma z.B. eine Vorab-Rechnung benötigt). Erst bei der endgültigen Rechnungslegung wird die Rechnungsnummer vergeben.

Bei der Rechnungslegung ist es unbedingt erforderlich den kompletten Rechnungsbetrag mit einer oder mehreren Zahlungsarten abzuschließen. Bei Sofortzahlung bei der Abreise oder Vorab-Zahlung ist dies kein Problem, da hier ja gleich alles bezahlt wird und die Rechnung somit abgeschlossen werden kann.

Es kommt aber sicher auch öfter vor, dass ein Gast oder Firma erst später bezahlt (auf Rechnung). Dann wählen Sie bei der Zahlung einfach "Auf Rechnung" aus. Damit können Sie diese offene Forderung auch über das integrierte Mahnwesen kontrollieren.

Teilrechnung
Sie können auch Teilrechnungen erstellen. Dazu einfach im Rechnungsformular die Position die "gesplittet" werden sollen markieren und anschließend auf den Button "Teilrechnung" klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Teilrechnung abschließen müssen und ein "Zurück" aus diesem Menüpunkt nicht mehr möglich ist.
Nicht alle Buchungen lassen sich "splitten". Zum Beispiel können Sie die Hauptnächtigung und Verpflegung, sowie die Zusatzleistungen nicht splitten. Nur Restaurantrechnungen oder Zusatzverkäufe lassen sich splitten.

Doppelbuchung
Oft ist es notwendig, dass in einem Zimmer zwei Personen untergebracht werden, welche jedoch zwei getrennte Rechnungen benötigen. Hierfür haben wir die Möglichkeit geschaffen in einem Zimmer zwei getrennte Buchungen zu erstellen.
Um eine zweite Buchung zu erstellen öffnen Sie einfach die vorhandene Buchung und klicken links oben auf "teilen". Somit wird eine identische Buchung erstellt, welche Sie jedoch ganz individuell wie eine Einzelbuchung behandeln können. Mit dem Auswahlfeld links oben und der Taste "Go" können Sie zur "benachbarten" Buchung springen.

Rabatte
Der Rabatt auf der Hotelrechnung wird immer mit dem Logis-Steuersatz berechnet.

Gutschrift
WICHTIG: Lesen Sie bitte die Erklärungen auf dieser Seite: Gutschrift und die Auswirkungen




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